Delegeren. Het is iets waarvan ik jarenlang dacht dat ik het prima onder de knie had. Totdat ik mezelf op een dag volledig overwerkt terugvond, met een to-do-lijst die eindeloos leek, omdat ik het gevoel had dat niemand mijn werk zo goed kon doen als ikzelf. Het voelde als onmogelijk om anderen mijn werk te laten doen.
Misschien herken je het wel: Je hebt het hartstikke druk en je neemt nog meer taken op je. Je denkt: Ik leg het niet bij iemand anders neer, dat is alleen maar extra gedoe. Het kost tijd en dat heb ik nou juist niet. Maar weet je wat er gebeurt? Je raakt overbelast. Je werkt steeds harder, maar voelt je steeds minder effectief. En als je eerlijk bent, heeft dat niemand iets opgeleverd. Niet jou, niet je team en niet je organisatie.
Om uit die vicieuze cirkel te stappen is niet makkelijk. Voor mij betekende dat in de spiegel durven kijken en een coach vinden, die me kon begeleiden. Ik begreep dat het niet alleen ging om het aan de slag te gaan met praktische tips, maar dat ik echt aan de bak moest om daadwerkelijk iets te veranderen. Waarom vond ik het zo lastig om taken over te dragen? Voor mij was het een combinatie van het goed willen doen en een stemmetje dat zei dat ik mijn collega’s niet wilde belasten, omdat zij het ook zo druk hadden. Die gedachtes hielden me tegen om echt effectief te zijn. Samen met mijn coach ging ik aan de slag.
Ik begon klein. Ik noteerde een week lang wat ik allemaal deed en hoe lang ik ermee bezig was. Dit leverde waardevolle inzichten op. Ik realiseerde me dat ik de tijd die mijn taken in beslag namen vaak onderschatte, terwijl ik tegelijkertijd dacht dat ik meer tijd had dan daadwerkelijk het geval was. Ook zag ik dat ik veel tijd kwijt was aan zaken die ik gemakkelijk aan iemand anders had kunnen overlaten. Die bewustwording was een echte eyeopener.
De volgende uitdaging was leren hoe ik effectief kon delegeren, zonder dat het voelde alsof ik opdrachten zomaar ‘over de schutting gooide’. Wat ik leerde, was dat delegeren draait om communicatie en vertrouwen. Het begint bij duidelijke verwachtingen: Wat moet er gebeuren? Waarom is het belangrijk? Wanneer moet het af zijn? Maar daarna is het belangrijk om los te laten en iemand ruimte te geven. Dat is spannend en ja, het ging niet altijd goed, maar het leverde me vooral heel veel op.
Wat me echt heeft verbaasd, was dat mijn collega’s het geen punt vonden als ik iets aan hen overdroeg. Niet omdat ze niets te doen hadden – integendeel – maar omdat het een kans bood om iets nieuws te leren, te doen wat eigenlijk ook bij zijn of haar verantwoordelijkheid paste of om zich meer betrokken te voelen. En weet je wat het mooie is? Het vertrouwen over en weer werd vergroot.
Door te delegeren kreeg ik niet alleen meer rust, maar ook meer focus. Ik merkte dat ik beter mijn prioriteiten kon stellen, meer overzicht had en zelfs weer tijd vond voor dingen waar ik blij van werd. Maar het allerbelangrijkste? Het bracht ons als team dichter bij elkaar. Het mocht een onderwerp van gesprek zijn. We hoefden ons niet ‘groot’ te houden, maar pakten de hoeveelheid werk gezamenlijk op. Samen bereikten we op die manier meer dan ik in mijn eentje had gekund.
Tegenwoordig, in mijn rol als (team)coach, begeleid ik regelmatig mensen die op het randje van een burn-out balanceren of teams waarin iedereen keihard op zijn eigen eilandje werkt, terwijl de energie en onderlinge verbinding volledig zijn verdwenen. Met al een paar kleine veranderingen zie je al snel effect. Het goede nieuws is namelijk dat delegeren geen aangeboren talent is, maar een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Het vraagt tijd, geduld en reflectie om er beter in te worden. Uiteindelijk draait het om het vinden van een balans tussen controleren en vertrouwen. Hoe vaker je het doet, hoe gemakkelijker het wordt om los te laten en te zien hoe dit niet alleen jou, maar ook je team vooruithelpt.
Herken je je in bovenstaande? Misschien denk je nu: Ja, maar ik weet echt niet waar ik de tijd vandaan moet halen om hiermee te beginnen 😊. Ik begrijp dat. Op 9 januari 2025 organiseer ik een gratis webinar van 11:00 tot 12:00 uur over Slimmer omgaan met je tijd! Het is een klein uurtje van jouw tijd en is je eerste stap naar meer balans en overzicht. Meld je aan – ik kijk ernaar uit om je te ontmoeten!